Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Finventura Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä
1. Rekisterinpitäjä
Finventura Oy, y-tunnus 2560025-6,
Viinitupa Vuorenmaja
Vuorentie 70, 35820 Mänttä
Rekisterinpitäjä määrittelee asiakastietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot ja vastaa myös siitä, että asiakastietojen käsittely tapahtuu lainmukaisesti.
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Anu Schuoler, p. +358 50 65048, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
3. Rekisterin nimi
Finventura Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Oikeutettu etu: Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Viinitupa Vuorenmajaan (Finventura Oy). Asiakkuussuhde syntyy, kun asiakas varaa tai käyttää rekisterinpitäjän palveluita tai rekisteröityy palvelun käyttäjäksi.
5. Henkilötietojen käyttötarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:
- asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
- asiakassuhdeviestintä
- asiakkaan tekemien varausten käsittely
- palveluiden myynti ja toteutus
- maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
- rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi,
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja
Kuluttaja-asiakkaat:
Asiakkaan etu-ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite
Varauksia koskevat tiedot
Asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot
Tiedot palveluiden käyttämisestä ja ostoista
Mahdolliset erityisruokavaliotiedot
Yritysten yhteyshenkilötiedot
- Yritysasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhlinnumero
- Yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
7. Mistä henkilötiedot saadaan
- Rekisteröidyltä itseltään
- Palvelujen ostosta saadut tiedot
- Muilta varaussivustoilta
8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Tietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ellei viranomainen sitä pyydä. Alihankkijoille luovutetaan asiakkaan tietoja siinä tapauksessa, että liittyvät palveluntarjontaan, mm. erikoisruokavaliot.
9. Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle
10. Henkilötietojen säilytysaikaa koskevat kriteerit
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen Finventura Oy:n palveluja 3 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 12 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.
Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan aina lain edellyttämiä säilytysaikoja. Kirjanpitolain nojalla säilytettäviä tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin kirjanpitoaineistoa (tositteita) on kirjanpitolain nojalla säilytettävä.
Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi.
Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.
Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.
11. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.
Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet on kesken.
Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.
Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tai vaatimuksen tekeminen
Rekisteröidyn tulee tehdä tarkastusoikeutta koskeva pyyntö 2. kohdassa mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja pyynnössä tulee olla rekisteröidyn omakätinen allekirjoitus. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus varmistaa pyynnön tekijän henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyys-todistuksesta ja muilla tarpeellisilla tavoilla, joilla voidaan varmistaa se, että henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen.
Mitä tässä on todettu tarkastuspyynnön tekemisestä, koskee myös muun rekisteröidyn oikeuden toteuttamista koskevaa pyyntöä tai vaatimusta.
12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
